Cómo contestar el teléfono de una manera profesional

Cómo contestar el teléfono de una manera profesional
Poseer habilidades de un profesional del teléfono puede ayudarle a tener éxito en el mundo de los negocios, ya sea si usted representa a una pequeña empresa, proporciona información para una institución financiera o actúa como primera línea de comunicación para una gran corporación. Una forma profesional de atender el teléfono en una comunicación de negocios mantiene todo claro entre ambas partes. "Comunicarse de forma clara y escuchar de manera efectiva son los pilares fundamentales de las relaciones leales. Cuando las personas no pueden ver a la persona en el otro extremo del teléfono, una actitud confiada y con capacidad les permite saber que están tratando con un profesional.
Pasos a seguir:
1
Tómese su tiempo para recoger el receptor de una llamada entrante. Apresurarse a contestar el teléfono cuando usted no está listo, indica a la persona en el otro extremo que no está preparado para tomar la llamada. Deje que el teléfono suene una vez o dos veces antes de recogerlo y respire profundamente para prepararse para la llamada.
2
Cite la organización que usted representa y su nombre. Éste momento es importante ya que transmite la información más básica a la otra parte y elimina cualquier duda sobre si es el número correcto.
3
Escuche cuidadosamente a la persona que llama. Espere hasta que termine de hablar para responder y asegúrese de que entiende sus preguntas antes de contestar. Aclare cualquier detalle de las preguntas del interlocutor si no está seguro.
4
Hable despacio cuando responde a la persona que llama. Tenga confianza en sus respuestas. Escoja su lenguaje con cuidado, ya que la jerga o palabras indecisa pueden llevar la persona que llama a dudar de su experiencia. Pregunte a la persona que llama si se entiende la información que usted proporciona.
5
Pida permiso antes de poner una llamada en espera. Agradezca a la persona que llama por su paciencia y dígale cuánto tiempo tendrá que esperar. Solicite la aprobación para el reenvío de mensajes o buscar una consulta, ya que eso le dará la opción a la persona que llama de aguardar en línea o no.
6
Compruebe que la persona que llama comprendió la información que usted proporciono. Revise fechas y horas importantes. Pregunte a la persona que llama si puede ser de más ayuda antes de terminar la llamada. Agradezca a la persona que llama a la terminación de la llamada.

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Consejos
  • Es importante eliminar las distracciones como música, comida, para centrarse en la llamada y dar la respuesta de una manera profesional.
Referencias
  1. Manual de Comunicación (University of Arizona)